Digitalización de documentos

La digitalización es el proceso que permite obtener una copia electrónica de un documento en papel, posibilitando el acceso a la información de manera simultánea por varios usuarios sin restricciones horarias ni geográficas y sin necesidad de disponer del documento físico original. La externalización de este proceso en manos de una empresa especializada como Archivos Perú S.A.C. le permitirá conseguir un importante ahorro económico para su organización.

Seis razones para digitalizar

  1. Organizar el fondo documental.
  2. Agilizar las consultas.
  3. Proporcionar acceso simultáneo.
  4. Mejorar la seguridad de los datos.
  5. Cumplir con la normatividad vigente.
  6. Eliminar la perdida de documentos.

Beneficios

Costo
Muchas veces no se toma en cuenta el valor real de todos los costos implicados en su archivo. No solo hay que considerar los costos directos, como el alquiler del lugar físico, la compra de estanterías y los sueldos de las personas involucradas; sino también los costos indirectos como la iluminación y la calefacción entre otros.

Tiempo
Realmente se percibe la importancia del tiempo, con relación a la información, cuando ésta llega demasiado tarde. Por ello, nosotros resolvemos su consulta en el lapso que usted lo necesite. Ya sea que requiera el documento físico en su oficina en forma normal o urgente, una copia digitalizada por e-mail en el menor tiempo.

Seguridad
Un manejo inapropiado de la documentación puede generar hechos perjudiciales. Por este motivo, es sustancial que la misma sólo sea manipulada por la persona autorizada para realizar la recepción y el despacho de los documentos. Sin que los mismos de desorganicen.

Espacio
Es sencillo notar el espacio desaprovechado que implica tener un sector destinado como depósito o archivo, consiguiendo ocupar mucho más espacio que el inicialmente previsto. Piense, en cambio, que delegando el problema del archivo puede utilizar la oficina de una forma mucho más fructífera.